组织任务，使任务可直接上手执行

知道了有哪些事情要做，接下来是不是去执行就可以了？但是应该选择先执行哪个，后执行哪个？

面对一堆事，大部分人都会选择先去做简单的，自己比较熟悉的，而把复杂的、困难的事往后推。这样花了半天时间做简单的事，等到开始做困难的事，时间完全不够用，如果必须今天完成，那就只能加班了。

图1-5-1

比如，整理会议纪要和完成项目报告这两件事，整理会议纪要只是简单的文字整理，项目报告是从来没做过的，不知道如何下手，那肯定先做会议纪要了。

如何解决这种情况，需要将今日待办事项进行组织拆解，将要做的事变为可直接上手执行的事。

组织拆解前先要进行区分，把今天要做的事区分为项目、任务和行动。项目是由任务组成的，任务是由行动组成的。

行动是不需要进行准备和思考，就可以直接执行的，所以行动不需要拆解。比如取快递，只要到快递点报个手机号，直接拿了走人就行，不需要准备什么，比较简单。

任务需要好几个行动才能完成，所以需要进行拆解。

拆解时先明确需要几个步骤，如完成项目进度报告，至少需要三个步骤，第一步是收集项目当前进度的相关数据，第二步是和每位项目成员确认数据，第三步是整理汇总。拆解了步骤之后，再看如何执行。

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收集相关数据，因为平常项目成员每天都会发送邮件汇报进度，所以查看一下邮件中的数据就可以了。确认数据是面对面沟通确认，还是用邮箱或QQ等形式？最好是面对面的沟通。项目进度最好是用图表的形式，所以整理汇总需要用Excel的表格。如果已经学会，直接执行就可以了；没有学会可以再了解一下如何进行。

这样拆解完成后如图1-5-3，这样看起来是不是觉得这件事也不难，知道该如何下手了。

图1-5-3

项目就比较复杂了。在工作中，普通员工只需要关心项目中的一个部分或一个模块，管理层则需要考虑整个项目。

比如，完成一个新产品的发布，简单来说分为设计、开发、发布这三个阶段。每个阶段又分出许多任务，如开发过程被分为用户登录模块、首页模块、商品模块等。这些任务就会分配给不同的员工来执行，普通员工负责完成自己的模块就可以。

拿到自己负责的工作，按上面的方法拆解一下，就变成了可以直接执行的行动。

日常的一些目标计划，也可以当成一个项目来拆解。比如，学习时间管理，可分为确认书籍、制订阅读计划、实践计划等不同阶段，每个阶段又分出详细的任务和行动。

图1-5-4

全部拆解完成后，今日待办变成了下图所示：

图1-5-5

看了这么多，你是不是又在发愁了，这么多事怎么可能一天能完成呢？一天时间确实难以完成，这就需要进行优先级的排序，一天内先完成优先级高的事情。