优先顺序处理原则

说到优先级，时间管理中最常见的是按四象限进行安排。

四象限就是将需要做的事，按紧急和重要两个维度分为四类：紧急且重要、不紧急但重要、紧急但不重要、不紧急也不重要。

看起来是比较完整，但在现实操作中经常会面对一件事情，不知道到底该放到哪个象限里，思考的过程也比较费时。

如何减少思考的过程，更快地安排优先级，可以按如下步骤来进行：

第一步，截止时间

判断一件事的优先级，要先看它是今天必须完成还是明天完成也可以，今天必须完成的，肯定优先级就高。

截止时间建议就分为两类，一类是今日，另一类是本周。

图1-6-1

把今天必须完成的放到今日一栏，把可以明后天或以后完成的放到本周一栏。

收集的任务可以不按分类来排序，可以改为按截止时间排序。

第二步，影响范围

按截止时间排序完，今天要做的事还是一大堆，不知道先做哪件。不着急，接下来需要再按影响范围来排序。

如果这件事今天完不成，只会影响自己的工作进度，那它的优先级就不高，可以往后放。如果这件事情今天完不成，会影响整个项目的进度，部门所有人都要等你完成，项目才可以上线，大家才可以下班，那它的优先级就非常高了。

影响范围从个人，到部门，再到整个公司，优先级越来越高。按影响的范围，将今天要完成的事分为高、低两类：

图1-6-2

和客户确认合同和项目进度报告都是今天要完成的，如果今天完不成，客户不签约，会影响公司业务，而项目进度完不成，只会影响自己加不加班。而且客户的时间不好等，自己的时间相对好安排，所以和客户确认合同的优先级最高。

第三步，来源

按影响范围排序比较容易把优先级最高的事筛选出来，但优先级低的、只影响自己的事还有很多，接下来需要继续根据不同的来源进一步划分。

来源基本上可以按公司的组织架构来划分，如同事、直属领导、部门领导、总监、老板等。如果事情都需要你自己去做，而且是今天必须完成的，领导交代的事肯定比同事交代的事优先级要高。要先保证把领导的事做完，同事的事今天没完成还是可以商量解决的。

按来源划分后，今日待办如下：

图1-6-3

因为项目报告是领导今天要的，同事的问题自己没空还可以找别人解决，而且明天解决也可以。

按这三个步骤来排列优先级，回顾对比刚开始的列表，是不是不需要考虑那么多，直接去执行就可以了？这样每天的效率就会有较大的提升。

驻足与回顾

1.工作内容只包括两方面，一方面是和自己相关的，另一方面是需要引起自己注意的。

2.收集完任务后，再有新增的工作内容要学会说“不”或者转移。

3.对工作内容进行拆解，从项目拆解为任务，再从任务拆解为行动，使任务可以直接上手。

4.开始行动前，先做截止时间快到的事，影响范围较大的事，或上级领导分配的事。

思考任务

1.如何让每天的工作内容是可知的？

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2.当日的工作内容有哪些是新增的？能否拒绝？

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3.今天工作内容的具体执行步骤是否清楚？

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4.如何告知别人自己当前的任务比较紧急重要？

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