学会收集任务，知道自己该干什么

新的一天又开始了，坐在办公桌前先想想今天有哪些事情需要去做？

今天的事情不多，只有三件：

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就这三件事，不用拿笔列出来了，脑子能记住，就直接开始执行吧。

正在做第一件事时，领导来问上周五怎么没把工作周报发给他，这才突然想起来因为上周五下班晚，忘了发。只能先把当前的事停下，去把周报整理后发给领导。

发送完工作周报，继续做刚才的事。刚做一会儿，客户突然来电话，问为什么还没给他发送合作方案？

“这个不是要下午来商量确认的吗？”“是下午，但上周不是说提前发给我吗？”“您先看下方案，这样下午交流会更好。”我赶紧先把方案发给人家。这个不能只是简单地把文件发过去，还得大致说明每个方案的内容。

把这些事情做完，都已经中午了，第一件事还没完成一半，下午继续吧。

刚吃过午饭，还没来得及开始，同事就来通知参加一个会议。“什么会议？”“上周三不是已经通知确认过了吗？今天进行新产品的需求分析会。”“上周三？那谁能记得住，可我一会儿还要和客户确认方案啊。不参加行不？”“不行，你要负责其中一个模块的，你不参加怎么做？”

只能先和客户说明一下，等开完会再来确认。本来预计一个小时的会，结果用了2个多小时，都快到下午4点了，还有2个小时就要下班了。

第一件事还没完成，但第二件事更重要，赶紧抓紧时间先做吧。

正在做的时候，领导又来问另一件事了。这件事我转交给小李了，具体得问小李，小李今天请假没来，发微信没人回，打好几个电话也没人接，今天还催得紧，我只能不停地打电话。终于打通了，问清楚后给领导回复，这件事又花了半个多小时时间。

客户那边也等不及了，让我明天专门找个时间来商量确认。

最终当天下班，前两件事都没完成，想想还可以放明天，但第三件事，即今天的项目进度报告，是必须今天完成的，所以只能加班了。

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产生这样结果的主要原因是我没有学会收集任务。学习时间管理第一步就是要先知道自己有哪些事情需要去做，再来安排时间，但是大部分人都觉得自己每天要做的事情不会很多，自己肯定能记住，高估了自己的记忆力。

还有一个问题是不会收集，经常会忘了一些琐碎的事情，但正是这些琐碎的事情，会把你一天的时间全部打乱，让你没有办法按计划进行，从而感觉每天都过得没有条理。

所以，想提高效率，先要学会收集任务。

收集内容

收集的内容包括两方面，一方面是和自己相关的，另一方面是需要引起自己注意的。

和自己相关的，就是需要自己亲自去做，别人无法代替的。

为了减少遗忘，在收集过程中可以先分一下类，建议分为工作、生活、学习这三类来进行。

类别不要分得太多，不然分类花的时间反而会比较多。这三类完全能够覆盖大家所有的任务。

工作上，就是所有和你工作相关的事项，大多是上班要做的事；生活上，就是除了工作以外日常要做的事，如和家人相处、朋友聚会等；学习上，大部分是为了提升自我，给自己制订一些目标计划去学习执行。

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除了和自己相关的，需要自己亲自参与的，还有一类是需要引起自己注意的事。像上面转移给小李做的事，虽然不需要自己亲自执行，但是需要你知道他的进度如何，这件事情目前是怎样的状态。

如果你是一个负责人，那么很多事情都不需要你亲自去做，但需要你知道当前的进度。

明白了收集任务的来源和内容，接下来我们看看如何收集任务。

收集方法

收集任务的方法分两类，一类是专注收集，另一类是随时收集。

专注收集就是每天固定一段时间，这段时间就是专门用来收集任务的。建议专注收集安排三个时间段。

第一个时间段是早起后。早上醒来后，花5分钟想想今天有哪些事情要做，就按工作、生活、学习这三类来划分，把想到的事情先列出来。

第二个时间段是上班到公司后。9点到公司，先查看一下邮件和消息，看看有没有一些新的任务，有就添加到早上列的清单里，进行补充，没有就可以开始执行了。

第三个时间段是中午午休后，开始工作前，根据上午的完成情况来调整工作进度。

在这三个时间段收集的过程中，各个任务的属性要尽量完整，要记录得比较完善。比如，参加一个会议，不能只写“参加会议”，而要写清会议的主题，以及时间、地点。如果自己需要发言，就要明确自己要准备什么。

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专注收集完成后，在执行过程中经常会临时接到一些任务，凡是不在专注收集时间段内的任务，都可以先进行随时收集，等到专注时间段再来完善。

随时收集就不需要写那么完整了，在执行任务的过程中，有人通知下午去参加一个会议，先记下“参加会议”，等完成手头的工作后，再完善具体的时间、地点和内容。

收集工具

接下来再说一说收集工具的注意事项。

工具一定要统一用一个，避免使用多个工具。如果手机上用一个App，电脑上用一个软件，然后手里又拿一个便签，就太分散，不便于统一安排时间。

还有，这个工具一定要很方便，随时能拿出来，操作不要太复杂，因为我们需要随时随地进行收集。

这里首推的是用手机App，但用手机App会带来另一个问题，现在很多时候，本来想掏出手机看下时间，但是经常会看到有微信消息，就点进去看了，等看完这些，手机一放，都忘了本来只是看时间的。

所以这里建议大家把手机上除了来电提醒外的消息提醒都关了，特别是微信、QQ提醒；另外在手机屏幕上设置一个提醒，提醒拿出手机是为了记录收集任务。

推荐两个手机App，一个是Doit.im，另一个是滴答清单。我推荐Doit.im，因为这个App非常适合时间管理，只要下滑就可以快速完成随时收集，点击又可以完成专注收集。收集完成后按一定的时间分配，就形成了今日待办、明日待办和日程。

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任务收集完成后，还需要进行整理方可执行。