为什么你的日计划总是完不成？

记得刚参加工作那会儿，我作为新人，为了好好表现，大大小小的事都想参与，别人不愿意做的，别人请求帮忙的我都不会拒绝。这样做导致的结果是每天看起来很忙，但做的事都是各种琐事，自己负责的工作内容，在上班时间常常完不成，因为在工作过程中经常被打断，所以只能加班来完成。

原以为这样表现能够顺利通过试用期，结果领导给的评语是“与同事关系融洽，但做事无计划，不能按时完成工作，经常拖延，影响项目整体进度，建议继续试用”。

拿到这样的评语我很不服气。我没偷懒，每天都在加班，怎么就无计划，不能按时完成了呢？正好领导找我谈话，我就把想法和领导直说了。

领导说了很多，但我印象最深的两句话是“加班说明你效率低”“先做好自己的工作，再去帮助别人”。

职场中是看结果、看效率的，不是看你的人际关系的。

明白了这个道理，我就开始想办法提高工作效率，学习时间管理。

刚开始学习时间管理时，我看很多书都要求把要做的事情列出来，然后安排时间，最常见的是今日待办列表。把一天要做的事都列出来，就是在制订日计划。

但是把今日待办事项列出来，只能让你知道有哪些事要做，却没告诉你如何保证完成这些事。

先来看这个例子（图1-1-1），这是最常见的制订日计划的方法，就是列清单。

清单是列出来了，但一天过去了，真正完成的可能只有两项。

为什么列的日计划不能全部完成？主要有以下三个方面的原因。

图1-1-1

列太多

上面这个例子中列出的事项多不多？其实我还看到过列出20多项的，细到把喝水、吃饭也都列了出来。

列出这么多事项，肯定是难以完成的，首先心理上就会感到压力，其次时间也不好安排。

今日待办列表清单中列出自己要完成的事即可，像这些习惯养成类的事，如早睡早起、喝水吃饭，完全没必要列。没有形成的习惯，在培养习惯阶段，可以单独列个习惯养成计划表，按计划进行，不要和今天要做的事混在一起。习惯养成类的事就算今天失败了，也没关系，所以不要列到今日待办事项里给自己压力。

然后，按时间节点来罗列，只列今天必须完成的事情。像上图的清单里，取快递之类的事，如果今天不取，明天也可以取，那就没必要把它列出来。

有人会说，不列出来自己就会忘了。可以做个任务收集篮，把需要做的，但不是今天必须完成的，放到收集篮里。优先保证今天必须要完成的，当你把今天的事情都做完以后，再从收集篮里看看有哪些事情是可以做的。

还有，最好将清单进行一下分类，比如，简单分为工作、生活、学习这三类。整理后，今日待办事项列表就变成了这样：

图1-1-2

这样看是不是更清晰了呢？

太紧凑

今日待办事项列完后，需要评估一下时间安排，时间安排一定不要太紧凑。每天至少留出半个小时不安排任务，用来保证正常的进度。

比如，工作时长为8小时，今日待办事项的总时间长度应该控制在约7个半小时，留出半小时来处理一些因为临时事情影响的进度。同时，每小时一定要留出5—10分钟的休息时间。

休息是用来恢复精力的，只有适度休息，才能保持一整天的精力，这样工作效率也能提高。如果时间安排得太紧凑，根本没有休息时间，精力耗损太快，一般上午忙完，下午就没精神继续做了。

未拆解

今日待办列表没有完成的一个重要原因是没有进行合理的拆解。

面对新的工作内容，如新品发布会，之前从没做过，完全不知道新品发布会该怎么做，觉得很难，所以就会放一放，先去做简单的事，这就出现了拖延现象。

面对今日待办列表，首先要进行区分，明确哪些是项目，哪些是任务，哪些是行动。项目是由许多任务组成的，任务又是由许多行动组成的。

图1-1-3

像项目报告，只需几个步骤就能完成，收集数据、整理数据、汇总数据、发送报告，这都是任务。每个步骤中又由几个行动组成，如收集数据，由查看历史数据、确认数据无误这两个行动组成。

将项目拆分成任务，再将任务拆分成行动，最后形成的今日待办列表应该是这样的：

图1-1-4

现在我们来对比一下，这个列表和一开始写的列表，哪个更具有可执行性？

至于项目、任务具体如何拆解，后续章节会教大家一步一步操作。